Externer Vertriebsmitarbeiter vs. interner Festangestellter

Kostenvergleich intern vs. extern

Eine transparente Kostengegenüberstellung für die Kaltakquise

Die Kaltakquise ist für viele Unternehmen unverzichtbar – aber auch kostenintensiv. Eine zentrale Frage lautet daher:

Lohnt sich ein externer Vertriebsmitarbeiter auf Stundenbasis mehr als ein interner Mitarbeiter mit Festgehalt?

In diesem Artikel vergleichen wir die Kosten eines externen Vertriebsmitarbeiters mit 40 Stunden pro Monat zu 50 € pro Stunde mit den realistischen Gesamtkosten eines internen, festangestellten Vertriebsmitarbeiters – inklusive aller relevanten Nebenkosten.

1. Kosten eines externen Vertriebsmitarbeiters

Annahmen:

• Einsatz: Kaltakquise
• Arbeitszeit: 40 Stunden pro Monat
• Stundensatz: 50 €
• Abrechnung nur für tatsächlich geleistete Arbeitszeit

Monatliche Kosten

• 40 Stunden × 50 € = 2.000 €

Was ist darin bereits enthalten?

• Erfahrung & Vertriebs-Know-how
• Eigene Arbeitsmittel (Laptop, Telefon, Software)
• Kein Urlaubs- oder Krankheitsrisiko
• Keine Fixkosten bei Nichtauslastung
• Keine langfristige Bindung

Gesamtkosten pro Monat: 2.000 €
Gesamtkosten pro Jahr: 24.000 €

2. Kosten eines internen Vertriebsmitarbeiters (Festgehalt)

Nun betrachten wir einen durchschnittlichen internen Vertriebsmitarbeiter mit Fokus auf Akquise.

2.1 Grundgehalt

• Durchschnittliches Bruttogehalt Vertrieb: 4.000 € / Monat
• Jahresbrutto: 48.000 €

2.2 Lohnnebenkosten (Arbeitgeberanteil)

Ca. 20–22 % des Bruttogehalts (Sozialversicherung, Umlagen etc.)

• Arbeitgebernebenkosten (≈ 21 %): 840 €

Zwischensumme Personalkosten:
4.840 € / Monat

3. Zusätzliche Sach- und Betriebskosten

Ein interner Mitarbeiter verursacht weitere laufende Kosten, die häufig unterschätzt werden.

3.1 Mobilität

• Firmenwagen oder Fahrtkostenzuschuss
• Leasing, Versicherung, Wartung, Kraftstoff

ca. 500 € / Monat

3.2 IT & Arbeitsmittel

• Laptop (Abschreibung)
• Smartphone
• CRM-Software
• Headset, Monitor, Zubehör

ca. 150 € / Monat

3.3 Büroarbeitsplatz

• Miete / Abschreibung Bürofläche
• Strom, Internet, Heizung
• Reinigungskosten

ca. 300 € / Monat

3.4 Weitere indirekte Kosten

• Recruiting & Onboarding (anteilig)
• Weiterbildungen & Schulungen
• Führung & Administration (HR, Managementzeit)
• Krankheitstage & Urlaub (nicht produktiv)

konservativ geschätzt: 400 € / Monat

4. Gesamtkosten interner Vertriebsmitarbeiter

Gesamtkosten pro Jahr: ca. 74.280 €

5. Direkter Kostenvergleich

Ersparnis mit externem Vertrieb:
4.190 € pro Monat
über 50.000 € pro Jahr

6. Fazit: Wann lohnt sich welcher Ansatz?

Externer Vertriebsmitarbeiter eignet sich besonders, wenn:

• Kaltakquise gezielt und flexibel eingesetzt wird
• keine dauerhafte Vollauslastung nötig ist
• Fixkosten reduziert werden sollen
• schnelle Skalierung gewünscht ist

Interner Vertriebsmitarbeiter eignet sich eher, wenn:

• langfristiger Beziehungsaufbau im Fokus steht
• hohe interne Abstimmung erforderlich ist
• strategische Key Accounts betreut werden

Schlussgedanke

Für viele Unternehmen – insbesondere KMU und wachsende Organisationen – ist der externe Vertrieb eine extrem kosteneffiziente Möglichkeit, professionelle Kaltakquise zu betreiben, ohne hohe Fixkosten und langfristige Verpflichtungen einzugehen.

Einordnung und Fazit

Die Kostenbetrachtung zeigt, dass ein externer Vertriebsmitarbeiter bei begrenztem Stundenumfang deutlich geringere Gesamtkosten verursacht. Insbesondere bei klar abgegrenzten Aufgaben wie der Kaltakquise und bei schwankendem Bedarf kann das externe Modell wirtschaftlich sinnvoll sein.

Ein interner Vertriebsmitarbeiter kann hingegen Vorteile bieten, wenn:

• eine dauerhafte Vollauslastung gegeben ist
• tiefes Produkt- oder Unternehmenswissen erforderlich ist
• langfristige Kundenbeziehungen im Fokus stehen

Fazit:
Die Entscheidung zwischen externem und internem Vertrieb sollte nicht nur strategisch, sondern auch auf Basis einer vollständigen Kostenrechnung getroffen werden. Der hier dargestellte Vergleich dient als Orientierung und sollte je nach Branche, Region und Unternehmensgröße individuell angepasst werden.

Die oben genannten Zahlen sind realistisch geschätzt und bewusst transparent aufgebaut, damit Leser:innen die Logik nachvollziehen können.

Aber nun kommt das aber: Man kann doch nicht 40 Stunden mit einer Vollzeitbeschäftigung vergleichen!

Doch, kann und muss man: warum überhaupt nur 40 Stunden?

Das hat mehrere Gründe. Als externer Mitarbeiter muss er/sie darauf achten, dass das Beschäftigungsverhältnis nicht zur Scheinselbstständigkeit wird. Daher wird der externe Vertriebsmitarbeiter mehrere Aufträge mit unterschiedlichen Auftraggebern ausführen.

Weiterhin bin ich der Meinung, dass 40 Stunden reine Kaltakquise vollkommen ausreichen, um einen Lead-Pool aufzubauen, der ja dann noch von den internen Mitarbeitern intensiver bearbeitet werden muss.

Ein externer Mitarbeiter kann auch kurzfristig mal gestoppt werden, wenn die Lage es erfordert und produziert dann auch keine Kosten mehr.

Darüber hinaus sind diese 40 Euro ja auch noch brutto. Der externe Mitarbeiter muss ja auch Kosten wie Kranken- bzw. Rentenversicherung, Einkommensteuer, sein Equipment, sein Büro usw. davon abziehen.

Bei 50 € brutto/Stunde bleiben realistisch ca. 25–30 € netto übrig, je nach persönlicher Situation.

Typische Abzüge im Überblick

1️⃣ Einkommensteuer

• abhängig vom Jahresgewinn
• häufig 20–30 %

2️⃣ Kranken- & Pflegeversicherung

• gesetzlich freiwillig: ca. 18–20 % vom Gewinn
  (Beitragsbemessungsgrenze beachten)
• privat: fixer Monatsbetrag (hier rechnerisch ähnlich)

3️⃣ Altersvorsorge

• freiwillig, aber realistisch: 5–10 %

4️⃣ Betriebskosten

• Software, Arbeitsmittel, Steuerberater, Rücklagen
• 5–10 %

Beispielrechnung (Faustwert)

50,00 € brutto

Summe Abzüge: −27,50 €

➡️ Netto übrig: ≈ 22–25 € pro Stunde

Realistische Faustregel

Von 50 € brutto bleiben etwa 45–55 % netto

Also:

• konservativ: ~22 €
• optimistisch: ~27 €

Wichtige Hinweise

• Umsatzsteuer spielt hier keine Rolle, da explizit „ohne MwSt“
• Schwankt stark mit:
  • Steuerklasse / Freibeträge
  • Krankenversicherung
  • tatsächlichen Betriebsausgaben
  • Auslastung (nicht jede Stunde ist abrechenbar!)