Ein guter Leitfaden ist das Rückgrat erfolgreicher Anrufe. Wir zeigen, was herein gehört – und was Sie besser vermeiden.

 

Die Kaltakquise per Telefon gehört zu den Königsdisziplinen im Vertrieb. Trotz E-Mail-Kampagnen, Social Selling und Chatbots bleibt das persönliche Gespräch am Telefon ein direkter und effektiver Weg, neue Kunden zu gewinnen. Aber: Der erste Eindruck zählt – und der entsteht oft innerhalb der ersten Sekunden. Umso wichtiger ist ein durchdachter Telefonleitfaden, der Sicherheit gibt, Gesprächsführung unterstützt und zielorientiert leitet. Doch was gehört in einen solchen Leitfaden? Und worauf sollte man unbedingt verzichten?

 

 

 Die Do’s: Was ein guter Leitfaden enthalten sollte

1. Klare Struktur mit Flexibilität

Ein erfolgreicher Leitfaden gibt dem Gespräch eine Richtung – ohne dabei starr zu wirken. Er sollte die wichtigsten Phasen abbilden:

2. Starke Eröffnungsformulierung

Die ersten Sekunden entscheiden, ob der Gesprächspartner zuhört – oder sofort auflegt. Statt mit einem generischen „Haben Sie kurz Zeit?“ besser:

„Herr Müller, ich verspreche, mich kurzzuhalten. Es geht um eine konkrete Idee, wie Sie [konkreten Nutzen einfügen] verbessern können.“

3. Nutzenorientierte Argumentation

Kunden interessiert nicht, wie groß Ihr Unternehmen ist – sondern, was sie davon haben. Der Leitfaden sollte Formulierungen enthalten, die den Mehrwert für den Kunden in den Vordergrund stellen. Nutzen statt Funktionen.

4. Offene Fragen für die Bedarfsanalyse

Gute Kaltakquise ist kein Monolog. Ihr Leitfaden sollte Fragen enthalten wie:

5. Umgang mit Einwänden vorbereiten

Ein guter Leitfaden antizipiert typische Einwände („Kein Interesse“, „Keine Zeit“) – und liefert passende, authentische Antworten, ohne aggressiv zu wirken.

6. Klarer Call-to-Action

Was soll am Ende passieren? Ein Termin? Der Versand von Informationen? Der Leitfaden muss helfen, das Gespräch zu einem konkreten Ergebnis zu führen.

Die Don’ts: Was Sie besser vermeiden

1. Skripte wie vom Band

Kaltakquise ist kein Callcenter-Drehbuch. Starre Texte wirken unnatürlich – und schrecken ab. Ziel: Leitfaden, kein Lesezettel.

2. Zu viel Eigenwerbung

Vermeiden Sie Selbstbeweihräucherung. Ein Satz zur Einordnung ist okay – dann aber: Fokus auf den Kunden und seine Bedürfnisse.

3. Geschlossene Fragen am Anfang

Ein „Passt es gerade?“ lädt zum Nein ein. Beginnen Sie mit einem Interesse-weckenden Einstieg, nicht mit einer Ja/Nein-Falle.

4. Unvorbereitete Gesprächsführung

Blindlings anrufen, ohne Kenntnis über das Unternehmen oder den Ansprechpartner? Ein No-Go. Ein guter Leitfaden geht davon aus, dass Vorbereitung Pflicht ist.

5. Zu früh verkaufen wollen

Nicht sofort mit dem Angebot ins Haus fallen. Erst verstehen, dann anbieten – das gilt besonders in der Kaltakquise.

Meine Meinung dazu: Ein Leitfaden (wenn überhaupt notwendig) kann nur als Kompass dienen, nicht als Zwangsjacke

Ein guter Telefonleitfaden für die Kaltakquise ist wie ein Navigationsgerät: Er gibt Richtung, Orientierung und Sicherheit – lässt aber Raum für spontane Reaktionen und individuelle Gesprächsführung. Er hilft dabei, professionell, zielgerichtet und empathisch zu agieren.

Die besten Verkäufer nutzen Leitfäden als Grundlage – nicht als Krücke. Denn: Erfolgreiche Akquise basiert nicht auf abgelesenen Texten, sondern auf authentischem Interesse am Gesprächspartner.

Tipp zum Schluss: Testen, anpassen, optimieren. Ein Leitfaden ist kein statisches Dokument – sondern ein Werkzeug, das mit jeder Erfahrung besser werden kann.

 

Hier ein paar mögliche Beispiele:

Beispielhafter Telefonleitfaden für die Kaltakquise

1. Gesprächseröffnung (Begrüßung + Aufmerksamkeit gewinnen)

„Guten Tag, Herr/Frau [Name], mein Name ist [Ihr Name] von [Ihr Unternehmen]. Ich verspreche, mich kurz zu halten – es geht um eine konkrete Idee, wie Sie [z. B. Ihre Neukundengewinnung deutlich effizienter gestalten] könnten.“

Alternativ:

„Ich weiß, Sie werden oft angerufen – deswegen komme ich direkt zum Punkt: Wir helfen Unternehmen wie [Unternehmensname oder Branche] dabei, [konkretes Problem] in den Griff zu bekommen – darf ich kurz erklären, wie das bei Ihnen aussehen könnte?“

Ziel: Interesse wecken, keine lange Vorstellung – schnell zum Kundennutzen überleiten.

2. Gesprächsgrund + Nutzenorientierter Einstieg

„Der Grund meines Anrufs: Wir arbeiten aktuell mit mehreren Unternehmen aus Ihrer Branche zusammen und erzielen [z. B. 30 % Zeitersparnis bei X, oder +20 % bei Y]. Ich dachte, das könnte auch für Sie interessant sein.“

3. Bedarfsanalyse (offene Fragen stellen)

„Darf ich kurz fragen: Wie lösen Sie das Thema [z. B. Neukundengewinnung / Prozess X / Schulung Y] aktuell bei sich im Haus?“

„Was funktioniert dabei gut – und wo sehen Sie Verbesserungspotenzial?“

„Gibt es konkrete Ziele, die Sie in diesem Bereich in den nächsten Monaten erreichen möchten?“

Hinweis: Je nach Gesprächsverlauf maximal 2–3 Fragen, nicht ausfragen – echtes Interesse zeigen.

4. Nutzen platzieren (Ihr Angebot als Lösung positionieren)

„Basierend auf dem, was Sie gesagt haben, könnten wir genau an dem Punkt ansetzen: Unsere Lösung unterstützt Sie dabei, [Kundennutzen X], ohne dass Sie [Aufwand Y] haben. Ein Beispiel: Bei [anderer Kunde] konnten wir damit [konkretes Ergebnis].“

5. Typische Einwände parieren (ohne Druck)

Einwand: „Wir haben aktuell keinen Bedarf.“

Das ist eine sehr häufige Einwand-Situation im Vertrieb. Wichtig ist, dass du nicht in die Abwehr gehst, sondern den Kunden respektvoll abholst und gleichzeitig das Gespräch offen hältst.

Hier sind einige mögliche Reaktionsweisen – je nachdem, ob du im Erstkontakt bist oder schon tiefer im Gespräch:

1. Verständnis zeigen & Gespräch offenhalten

„Das kann ich gut nachvollziehen. Darf ich trotzdem kurz fragen: Welche Themen oder Herausforderungen beschäftigen Sie aktuell am meisten?“
So bleibst du im Dialog und findest vielleicht versteckte Bedürfnisse.

2. Zukunftsorientiert

„Alles klar, Bedarf besteht im Moment keiner. Wie sieht es denn in den nächsten 6–12 Monaten aus – gibt es da Projekte oder Entwicklungen, wo das Thema wieder relevant werden könnte?“

Damit positionierst du dich für später.

3. Nutzen statt Bedarf ansprechen

„Verstehe. Viele unserer Kunden hatten am Anfang auch gedacht, dass gerade kein akuter Bedarf besteht – und haben dann gemerkt, dass sie durch [konkreten Nutzen] trotzdem schnell Mehrwert erzielen konnten. Wäre es interessant, wenn ich Ihnen kurz zeige, wie das bei ihnen funktioniert hat?“

4. Low-Commitment-Angebot

„Alles klar. Damit Sie im richtigen Moment vorbereitet sind: Wäre es für Sie hilfreich, wenn ich Ihnen ein kurzes Infopaket / eine Case Study zuschicke? Dann haben Sie es parat, wenn das Thema wieder aufkommt.“

5. Next Step sichern

„Wann wäre ein guter Zeitpunkt, dass wir nochmal sprechen – eher in einem halben Jahr oder später?“

So verhinderst du, dass der Kontakt komplett abreißt.

Tipp: Hinter „kein Bedarf“ steckt oft nicht, dass wirklich kein Bedarf existiert, sondern dass der Kunde den Nutzen noch nicht erkennt oder gerade andere Prioritäten hat.

Einwand: „Ich habe keine Zeit.“

„Verstehe ich gut. Darf ich Ihnen stattdessen eine kurze Information per E-Mail senden – mit einem konkreten Nutzenbeispiel? Und wir hören uns nächste Woche in Ruhe?“

6. Abschluss / Call-to-Action (nächsten Schritt vereinbaren)

„Ich schlage vor: Wir machen ein kurzes, unverbindliches Gespräch – 15 Minuten, ganz konkret auf Ihre Situation zugeschnitten. Wie passt es Ihnen besser – morgen oder Donnerstagvormittag?“

Alternativ bei Ablehnung:

„Alles klar, darf ich mich dann in [4–6 Wochen] nochmal bei Ihnen melden, wenn es besser passt?“

7. Verabschiedung

„Vielen Dank für Ihre Zeit, Herr/Frau [Name]. Ich freue mich auf das Gespräch am [Datum] – und schicke Ihnen vorab eine kurze Übersicht. Einen schönen Tag!“

Zusätzliche Tipps für Ihren Leitfaden